Mała firma rzadko zaczyna od umowy na stałą opiekę IT. Zaczyna od numeru do kogoś, kto „przyjedzie, jak coś się zepsuje”. I przez jakiś czas to działa: drukarka staje, dzwonisz, ktoś przyjeżdża, płacisz za wizytę. Tanio i prosto. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy zepsuje się coś, czego nie da się szybko naprawić, bo nikt tego wcześniej nie pilnował.
Byłem po obu stronach: jeździłem na zgłoszenia „na telefon” i prowadzę stałą opiekę IT dla firm. Poniżej tłumaczę różnicę uczciwie i mówię, kiedy „na telefon” naprawdę wystarczy, a kiedy to najdroższa z pozoru najtańsza opcja.
W skrócie
„Informatyka na telefon” płaci się za wizytę (zwykle 150-250 zł). Reaguje dopiero, gdy coś padnie, i nie pilnuje niczego między awariami: bez monitoringu, aktualizacji i testów backupu. Stała opieka IT (abonament od 1200 zł netto/mies.) pilnuje IT na bieżąco: monitoring, aktualizacje, testowany backup, ustalony czas reakcji i dokumentacja, a koszt jest przewidywalny. „Na telefon” wystarcza mikrofirmie 1-3 osoby bez serwera i z niskim ryzykiem. Przy danych klientów, serwerze, ERP albo wymogach (KSeF, NIS2) stała opieka wychodzi taniej, bo zapobiega awariom, zamiast je gasić.
Chcesz, żebym sprawdził to w Twojej firmie? Zadzwoń: +48 22 266 21 23 albo napisz. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.
Na telefon vs stała opieka: tabela
| Cecha | Informatyk na telefon | Stała opieka IT |
|---|---|---|
| Model rozliczenia | Za wizytę lub godzinę (150-250 zł) | Stały abonament od 1200 zł netto/mies. |
| Podejście | Naprawia dopiero, gdy coś się zepsuje | Zapobiega awariom, zanim wystąpią |
| Monitoring | Brak, dowiadujesz się od pracowników | Stały, z alertami (awarię widać w minuty) |
| Backup | Jeśli jest, to nikt nie testuje odtwarzania | Skonfigurowany i testowany regularnie |
| Czas reakcji | Zależy od wolnego terminu | Ustalony czas reakcji |
| Dokumentacja | Zwykle żadnej, wiedza w jednej głowie | Spisana, jest własnością firmy |
| Dostępność | Jedna osoba: urlop lub choroba = brak wsparcia | W pakietach BITESOFT więcej niż jedna osoba zna Twoje IT |
| Koszt przy awarii | Wysoki: przestój + naprawa ad hoc | Niski, awarii zwykle nie ma |
Stawki orientacyjne na podstawie realnych cen rynkowych 2026. Twój przypadek policzymy indywidualnie.
Informatyk na telefon: na czym to polega
Model na telefon jest prosty: coś się psuje, dzwonisz, ktoś przyjeżdża albo łączy się zdalnie, naprawia i wystawia fakturę za wizytę lub przepracowane godziny. Nie ma stałej umowy ani zobowiązań. Dla bardzo małej firmy bez własnej infrastruktury to bywa wystarczające: płacisz tylko wtedy, gdy faktycznie czegoś potrzebujesz.
Czego w tym modelu nie ma
Stała opieka IT: na czym to polega
Stała opieka (outsourcing IT w modelu abonamentowym) odwraca logikę: zamiast czekać na awarię, zapobiega się jej. Monitoring pilnuje serwerów, dysków i sieci, a alert przychodzi, zanim użytkownik cokolwiek zauważy. Backup jest skonfigurowany i testowany. Aktualizacje wchodzą regularnie. Wszystko jest spisane w dokumentacji, którą masz na własność. A koszt jest przewidywalny: stała kwota miesięczna, nie loteria.
Firma na stałej opiece rzadko dzwoni z dramatem, bo dramaty są wyłapywane, zanim urosną.
To jest dokładnie ta różnica, którą widać dopiero po latach. Jak to wygląda od pierwszego dnia, opisałem w tekście o tym, jak wygląda stała opieka krok po kroku.
Pozornie taniej, realnie drożej
Na telefon wygląda taniej, bo widzisz tylko faktury za wizyty. Ale prawdziwy koszt tego modelu pojawia się poza fakturą: w dniu, w którym coś pada na dobre. Godzina przestoju w kilkudziesięcioosobowej firmie to realne tysiące złotych straconej produktywności i przychodu, a do tego dochodzi naprawa ad hoc i czasem utracone dane.[1] Jak się na taki dzień przygotować, opisuję w tekście o awarii serwera.
Matematyka jest prosta: stała opieka kosztuje przewidywalnie co miesiąc, ale jej zadaniem jest sprawić, żeby ten drogi dzień awarii w ogóle nie nadszedł. Break-fix nic nie kosztuje, dopóki nie nadejdzie, a wtedy potrafi kosztować więcej niż rok abonamentu.[2][3] Pełną matematykę kosztów rozpisałem w porównaniu etat vs outsourcing.
Kiedy „na telefon” naprawdę wystarczy (szczerze)
Nie chcę udawać, że stała opieka jest dla każdego. Są firmy, którym model na telefon w pełni wystarcza, i namawianie ich na abonament byłoby nieuczciwe. Oto te przypadki:
- Mikrofirma 1-3 osoby, kilka laptopów, zero serwera i własnej infrastruktury.
- Cała praca w chmurze (Microsoft 365 / Google Workspace), backup po stronie dostawcy chmury.
- Nie przetwarzasz wrażliwych danych klientów i nie podlegasz wymogom (KSeF rozliczasz przez biuro, brak NIS2).
- Akceptujesz, że przy awarii możesz nie pracować dzień lub dwa.
Kiedy logika się zmienia
Z mojej praktyki: dwie historie
Firma handlowa, 30 osób: „mamy kogoś na telefon”
Serwer z Subiektem padł w środę rano. Ich informatyk na telefon dojechał po południu, ale dysk był martwy, a ostatni backup miał 5 tygodni. Nikt go nie testował, bo to nie był niczyj obowiązek. Dwa dni bez fakturowania, ręczne odtwarzanie zamówień, wściekli klienci. Koszt tego jednego tygodnia przekroczył to, co stała opieka kosztowałaby przez rok.
Biuro, 4 osoby: i tu na telefon wystarczył
Cztery osoby, wszystko w Microsoft 365, zero serwera, backup po stronie Microsoftu. Powiedziałem wprost: nie potrzebujecie abonamentu, wystarczy włączyć MFA i odezwać się, gdy coś się stanie. Czasem najuczciwsza rekomendacja to „nie kupuj jeszcze stałej opieki”.
Sprawdźmy, co ma sens u Ciebie
Napisz w dwóch zdaniach, ile macie osób i co macie w firmie (serwer, ERP, chmura). Odpiszę uczciwie: na telefon czy stała opieka, i ile by to u Ciebie kosztowało. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i bez zobowiązań.
Najczęstsze pytania
Czym różni się informatyk na telefon od stałej opieki IT?
Informatyk na telefon reaguje dopiero, gdy coś się zepsuje, i bierze za wizytę lub godzinę (zwykle 150-250 zł). Między awariami nikt nie monitoruje sieci, nie aktualizuje systemów ani nie testuje backupu. Stała opieka IT (abonament od 1200 zł netto miesięcznie) pilnuje IT na bieżąco: monitoring z alertami, regularne aktualizacje, testowany backup, ustalony czas reakcji i dokumentacja, która zostaje u Ciebie.
Czy informatyk na telefon jest tańszy?
Pozornie tak: płacisz tylko za wizyty. Ale to koszt widoczny tylko do pierwszej poważnej awarii. Bez monitoringu i testowanego backupu jeden dzień przestoju potrafi kosztować więcej niż rok abonamentu, a do tego dochodzi naprawa ad hoc i utracone zamówienia. Dla firmy z serwerem, ERP albo danymi klientów stała opieka zwykle wychodzi taniej, bo zapobiega awariom, zamiast je gasić.
Kiedy informatyk na telefon wystarczy?
Gdy masz mikrofirmę 1-3 osoby, kilka laptopów, brak serwera i całą pracę w chmurze (Microsoft 365 lub Google Workspace), nie przetwarzasz wrażliwych danych i akceptujesz ryzyko dnia przestoju przy awarii. Wtedy taki model jest racjonalny. Gdy pojawia się serwer, ERP, dane klientów lub wymogi (KSeF, NIS2), warto przejść na stałą opiekę.
Ile kosztuje stała opieka IT dla firmy?
Stała opieka (outsourcing IT) zaczyna się od 1200 zł netto miesięcznie i jest rozliczana abonamentem: płacisz przewidywalną, stałą kwotę zamiast niespodzianek przy każdej awarii. W cenie masz monitoring, aktualizacje, backup, helpdesk i ustalony czas reakcji. Finalna kwota zależy od liczby stanowisk, infrastruktury i wymaganego czasu reakcji.
Źródła
- [1] Rovens: Koszty przestoju IT, ile firma traci na godzinę awarii?
- [2] Datto / Kaseya: Global State of the MSP Report 2024
- [3] Channel Futures: Break-fix vs managed services, why MSPs win
- [4] CERT Polska: Raport roczny 2025, 240 000+ incydentów
- outsourcing IT
- opieka IT
- break-fix
- abonament IT
- koszty IT
Autor
Michał Pietruczyk
Ponad 12 lat w IT, od banku, przez Kancelarię Prezydenta RP, do własnej firmy. Outsourcing IT dla firm, które nie mogą sobie pozwolić na przestoje. Na co dzień zajmuję się obsługą informatyczną firm w Warszawie i okolicach.
Poznaj mnie lepiej
