Zanim zatrudnisz informatyka na etat - 5 pytań
Zanim wydasz 180 tysięcy rocznie na etat, odpowiedz sobie na 5 pytań. Byłem tym etatowcem, dziś obsługuję firmy z zewnątrz - wiem, gdzie właściciele najczęściej się przeliczają. Uczciwie, bez próby sprzedaży na siłę.
Jesteś właścicielem firmy. Coś w IT nie gra - maile czasem nie dochodzą, księgowa narzeka, że Optima chodzi wolno, pracownicy proszą o nowe laptopy, a nikt nie wie, gdzie jest backup. W głowie pojawia się myśl: "chyba muszę kogoś zatrudnić na stałe". Poczekaj chwilę. Napiszę Ci to uczciwie, bo sam byłem etatowym informatykiem, a teraz obsługuję firmy z zewnątrz. Widzę obie strony tego stołu. Zadaj sobie te 5 pytań, zanim podpiszesz umowę o pracę i zobowiążesz się do 180-200 tysięcy złotych rocznie. Nie próbuję Ci niczego sprzedać - chcę, żebyś podjął decyzję w pełni świadomie.
W skrócie
W skrócie: dla firmy 10-50 osób etatowy informatyk to zwykle za dużo gotowości i za mało kompetencji. Realnej pracy IT jest 20-50 godzin miesięcznie, a etat to 168 godzin. Outsourcing daje dostęp do zespołu specjalistów za ułamek kosztu etatu - od 800 zł netto/mies. zamiast 180-200 tys. zł rocznie. Etat zaczyna mieć sens dopiero przy 80+ osobach, w branży regulowanej lub przy własnym zespole programistów.
5 pytań, których nikt Ci nie zada
Żaden HR, żadna agencja rekrutacyjna, żaden poradnik w Internecie nie zada Ci tych 5 pytań - bo nie zarabiają na odpowiedzi "może jednak nie zatrudniaj". Ja zarabiam tak samo, gdy polecisz znajomemu - więc mogę być uczciwy.
Ile godzin realnej pracy dla administratora IT masz w miesiącu?
Większość właścicieli, których pytam, odpowiada "no... jakieś 8 godzin dziennie, w końcu zatrudniam go na etat". Policz jeszcze raz, ale tym razem uczciwie. Ile awarii miałeś w zeszłym roku? Ile laptopów kupiłeś? Ile razy ktoś prosił o reset hasła? Ile razy naprawdę trzeba było coś wdrożyć? Z mojego doświadczenia: firma 10-osobowa generuje realnie 10-20 godzin pracy IT miesięcznie. 25-osobowa: 30-50 godzin. 50-osobowa: 70-100 godzin. Etat to 168 godzin. Żeby wypełnić etat, musiałbyś mieć firmę 80-100-osobową z naprawdę złożoną infrastrukturą.
Etatowiec obsługuje jedną firmę. Outsourcing obsługuje wiele - i dlatego nie finansujesz 168 godzin obecności, tylko realny zakres opieki dobrany do Twojej firmy.
Co zrobisz, kiedy pójdzie na 2-tygodniowy urlop?
Bo pójdzie. Jeszcze w tym roku. I na L4 też pójdzie - statystycznie 8-12 dni rocznie. Zgodnie z Kodeksem Pracy masz do zapewnienia 26 dni urlopu. Razem to ponad miesiąc w roku, kiedy Twój informatyk nie pracuje. A IT nie zatrzymuje się, kiedy on odpoczywa. Serwer może paść we wtorek w lipcu, kiedy on jest w Chorwacji. Co wtedy? Masz 3 opcje: zatrudnić drugiego (kolejne 180 tys. rocznie), podpisać awaryjną umowę z firmą outsourcingową (wtedy pytanie po co w ogóle etat), albo liczyć, że nic się nie stanie - strategia, której nie polecam żadnemu klientowi.
Outsourcing to z definicji zespół, a nie jedna osoba. Urlopy, choroby i awarie są pokrywane rotacją - bez Twojego udziału i bez dodatkowych kosztów.
Jakich specjalizacji w IT realnie potrzebujesz?
"Administrator IT" to trochę fikcyjna rola - bo IT to nie jedna dziedzina, tylko kilkadziesiąt. Jedna osoba zna 2-3 dobrze, resztę "ogarnie". Pomyśl, co realnie powinien robić dla Ciebie: helpdesk dla pracowników, sieci (router, VPN, firewall), serwery Windows i ewentualnie Linux, backup i disaster recovery, bezpieczeństwo i monitoring, ERP (Optima/Subiekt/Wapro), Microsoft 365 albo Google Workspace, bazy danych, integracje z Allegro/Baselinkerem, KSeF od 2026, zgodność z RODO i NIS2. Jedna osoba potrafi dobrze 2-3 z tej listy. Reszta? "Jakoś ogarnie" - albo zapłacisz zewnętrznym specjalistom za to, co on nie umie.
Outsourcing to zespół z różnymi specjalizacjami. W cenie jednego etatu dostajesz dostęp do 5-8 osób, każda mocna w swojej dziedzinie.
Czy Twoja firma stać na jego rozwój - naprawdę?
IT zmienia się szybciej niż prawo podatkowe. Administrator z 2026 roku, który uczył się w 2018, jest dziś bezużyteczny. Żeby pracował efektywnie, potrzebuje: certyfikacji (Microsoft, Fortinet, Veeam) - 3-8 tys. zł rocznie, szkoleń - 5-15 tys. zł rocznie, sprzętu testowego i licencji developerskich - 2-5 tys. zł rocznie, konferencji branżowych - 2-4 tys. zł rocznie. To kolejne 15-30 tys. zł rocznie ponad pensję. Jeśli tego nie sfinansujesz, stanie się jedna z dwóch rzeczy: albo odejdzie do firmy, która zapłaci za rozwój, albo zostanie i za 3 lata będzie robił rzeczy starą metodą, bo nowych nie zna.
Firma outsourcingowa ma obowiązek dbać o rozwój swoich ludzi, bo to jej model biznesowy. Ty płacisz za efekt, nie za szkolenia.
Co stanie się z wiedzą o Twojej firmie, kiedy odejdzie?
A odejdzie. Średni staż w IT to 2-3 lata. Kiedy odchodzi, zabiera ze sobą: wszystkie hasła (często zostają tylko w jego głowie), znajomość Twojej infrastruktury, wiedzę "dlaczego X jest skonfigurowane właśnie tak", relacje z dostawcami i kontekst historyczny Twoich decyzji. Etatowcy rzadko piszą dokumentację - "bo po co, przecież wiem". Efekt? 2-3 miesiące paraliżu przy rekrutacji nowego, który przez kolejne 2-3 miesiące będzie się uczył Twojej firmy. Widziałem firmę, która po odejściu informatyka była bezradna przez pół roku - i kosztowało ich to więcej niż 10 lat outsourcingu.
Dobry outsourcing dokumentuje wszystko - bo inaczej sam siebie zdezorganizuje. Wiedza zostaje u Ciebie, nawet gdy zmienia się człowiek po drugiej stronie.
Kiedy etat MA sens (szczerze)
Nie chcę być nieuczciwy - są sytuacje, kiedy etat jest dobrym wyborem. Żeby ten artykuł nie był sprzedażowy, napiszę Ci kiedy sam odradzam outsourcing i polecam klientowi zatrudnić kogoś na stałe:
- Firma 80+ osób z infrastrukturą wymagającą codziennej obecności na miejscu - produkcja, logistyka, magazyn z dziesiątkami terminali.
- Branża regulowana, gdzie compliance wymaga stałego nadzoru - finanse, medycyna, farmaceutyka, wojsko.
- Firma z własnym zespołem programistów - administrator jest wtedy częścią DevOps i musi być codziennie dostępny dla zespołu.
- 150+ stanowisk w jednej lokalizacji - wtedy sama liczba zgłoszeń helpdesku wypełnia etat.
W tych przypadkach etat ma sens. Ale nawet wtedy warto część krytyczną (backup, monitoring, security, disaster recovery) oddać zewnętrznemu zespołowi. Bo jedna osoba to za mała rezerwa na poważną infrastrukturę.
Moja historia - byłem tym etatowcem
Byłem Głównym Informatykiem w Warszawskiej Spółdzielni Mieszkaniowej. Jedna osoba, całe IT spółdzielni - serwery, zarząd, księgowość, administracja, przetargi. Poważna robota. I dokładnie tam zobaczyłem rzecz, o której mało kto mówi głośno. Są dni, kiedy lecisz od rana do wieczora - coś pada, ktoś zmienia konfigurację, trzeba wdrożyć nowego człowieka. I są tygodnie, kiedy siedzisz przy biurku i... czekasz. Piszesz procedury, których nikt nie czyta. Stawiasz monitoring, który potem sam wyłączasz, bo nikt nie reaguje na alerty. Wymyślasz sobie projekty, żeby wyglądać na potrzebnego. To nie wina pracodawcy. To matematyka: jedna firma, jeden człowiek, 168 godzin do wypełnienia - a realnej roboty na 60-80. Reszta to gotowość, za którą ktoś płaci pełną stawkę. W 2019 odszedłem z etatu. Nie dlatego, że miałem dość IT - dlatego, że chciałem pracować bliżej klienta. Widzieć efekt. Dziś obsługuję firmy z zewnątrz. Każdy klient płaci za swój realny zakres opieki, a nie za etat pełen godzin gotowości. Klienci dostają dostęp do całego warsztatu, a nie do jednego człowieka czekającego przy biurku. Nie piszę tego, żeby Ci powiedzieć, że etat to zło. Piszę, żeby pokazać Ci coś, czego żaden HR Ci nie powie: w firmach 10-50-osobowych etatowy informatyk to za dużo gotowości, a za mało kompetencji. 180 tysięcy rocznie to za dużo pieniędzy, żeby wydać je na "wydaje mi się, że tak będzie lepiej". Policz to uczciwie - dla siebie, nie dla teorii.
Jedno zdanie, które warto zapamiętać
180 tysięcy rocznie to za dużo pieniędzy, żeby wydać je na "wydaje mi się, że tak będzie lepiej". Policz to uczciwie dla swojej firmy - i dopiero wtedy podpisuj umowę.
Policz to dla swojej firmy - uczciwie
Zrobiłem kalkulator, który porównuje realny roczny koszt etatowego informatyka z outsourcingiem. Z uwzględnieniem ZUS, sprzętu, szkoleń, urlopów i ryzyka awarii. Wpisz swoje dane, a zobaczysz czarno na białym, co ma sens u Ciebie. Jeśli wyjdzie etat - napiszę Ci szczerze, że etat. Nie próbuję Ci nic wciskać.
Czytaj dalej
Ile kosztuje informatyk? Etat vs outsourcing - matematyka bez ściemy
Realne liczby, tabele, kalkulator
BlogOutsourcing IT w praktyce - jak wygląda pierwszy miesiąc
Umowa, SLA, onboarding
UsługaOutsourcing IT - pełna obsługa od 800 zł/mies.
Jeden opiekun, cały zespół za nim
BlogJak zmienić firmę IT - przewodnik krok po kroku
Checklist + pułapki, na które warto uważać
Najczęstsze pytania
Kiedy warto zatrudnić informatyka na etat?
Etat ma sens dla firm 80+ osób z infrastrukturą wymagającą codziennej obecności (produkcja, logistyka), branż regulowanych (finanse, medycyna), firm z własnym zespołem programistów lub 150+ stanowisk w jednej lokalizacji. W pozostałych przypadkach outsourcing jest zwykle 3-10× tańszy i daje dostęp do zespołu specjalistów.
Ile godzin pracy IT generuje firma 20-osobowa?
Firma 20-osobowa generuje realnie 20-40 godzin pracy IT miesięcznie. Etat to 168 godzin - czyli etatowy informatyk ma zajęte tylko 15-25% czasu. Pozostałe 75-85% płacisz za gotowość. W outsourcingu płacisz za realny zakres opieki dobrany do firmy, a nie za 168 godzin obecności.
Co się dzieje z IT firmy, gdy informatyk idzie na urlop?
Przy etatowym informatyku nic - firma zostaje bez wsparcia IT przez ponad miesiąc rocznie (26 dni urlopu + 8-12 dni L4). Rozwiązaniem jest zatrudnienie drugiego (koszt rośnie 2×) lub awaryjna umowa z outsourcingiem. Outsourcing z definicji to zespół, który rotuje - urlopy są pokrywane bez dodatkowych kosztów.
Ile kosztuje outsourcing IT zamiast etatu?
Outsourcing IT zaczyna się od 800 zł netto miesięcznie, a zakres dobiera się do realnego obciążenia firmy. Dla firmy 10-50 osób to zwykle 3-10× taniej niż etatowy informatyk, którego całkowity koszt (pensja + ZUS + sprzęt + szkolenia) sięga 180-200 tys. zł rocznie.
Źródła
- [1]wynagrodzenia.pl - Ile zarabia administrator IT
- [2]Bulldogjob - Raport Społeczności IT 2025: wynagrodzenia
- [3]Poradnik Przedsiębiorcy - Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2026
- [4]ZUS - Zwolnienia lekarskie w Polsce 2024 (statystyki)
- [5]Hays - IT Contracting Raport Płacowy 2026
- [6]Just Join IT - Raport Wynagrodzeń IT w Polsce 2026

12 lat w IT - od banku, przez Kancelarię Prezydenta RP, do własnej firmy. Outsourcing IT dla firm, które nie mogą sobie pozwolić na przestoje.
Poznaj mnie lepiejPowiązane artykuły
Ile kosztuje informatyk? Etat vs outsourcing
Zatrudnienie informatyka na etat to nie tylko pensja - to ZUS, sprzęt, urlopy i ten miesiąc, kiedy jest chory i nic nie działa. Porównuję realne liczby: etat kontra outsourcing dla firm 5-200 osób. Z ukrytymi kosztami, o których zwykle nikt nie mówi przy podpisywaniu umowy o pracę.
Abonament IT vs rozliczenie godzinowe - co wybrać?
Płacić stałą kwotę co miesiąc czy tylko za godziny, kiedy coś trzeba zrobić? Pokazuję różnicę, o której rzadko się mówi: gdy płacisz za godziny, informatyk zarabia, kiedy się psuje, a przy stałej opiece - kiedy działa. Co z tego wynika dla Twojego rachunku i kiedy który sposób naprawdę się opłaca.
Informatyk na telefon vs stała opieka IT - co wybrać?
Jeden informatyk przyjeżdża dopiero, gdy coś już padnie. Drugi pilnuje Twojego IT na bieżąco, żeby nie padło. Pokazuję, co naprawdę kosztuje każdy z nich, kiedy w zupełności wystarczy ktoś na telefon, a kiedy okazuje się to najdroższym sposobem na oszczędzanie. Z perspektywy kogoś, kto robił jedno i drugie.