Przejmowałem IT po innych firmach: od jednoosobowych informatyków po duże firmy outsourcingowe. Za każdym razem ten sam schemat: firma jest niezadowolona, boi się zmiany, bo nie wie, co straci i co się stanie z danymi. Rozumiem to. Oddajesz komuś klucze do całej infrastruktury, do haseł, do backupów. To nie jest decyzja, którą podejmuje się lekko.
Ten artykuł to mój przewodnik krok po kroku, z perspektywy osoby, która robi to regularnie. Pokażę, jak wygląda zmiana firmy IT od środka, co zabezpieczyć przed rozstaniem i na co zwrócić uwagę, żeby nowa współpraca nie skończyła się tak jak stara.
W skrócie
Żeby zmienić firmę IT bezpiecznie, najpierw zbierz hasła do wszystkich systemów, listę licencji, kopię dokumentacji i dostęp do hostingu oraz domeny, zanim wypowiesz umowę. Sprawdź okres wypowiedzenia. Profesjonalne przejście trwa 3-4 tygodnie i odbywa się bez przestoju, bo stara i nowa firma działają równolegle. Uważaj na firmy, które przetrzymują hasła: infrastruktura należy do Ciebie, nie do informatyka.
Chcesz, żebym sprawdził to w Twojej firmie? Zadzwoń: +48 22 266 21 23 albo napisz. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.
5 sygnałów, że pora zmienić firmę IT
Według badań Datto/Kaseya 3 główne powody, dla których firmy zmieniają dostawcę IT, to: słaba komunikacja, brak proaktywności i rosnące koszty przy spadającej jakości[1]. Z mojego doświadczenia te 5 sygnałów pojawia się najczęściej:
Dowiadujesz się o awarii od pracowników, nie od informatyka
Twój informatyk powinien wiedzieć o problemie, zanim Ty do niego zadzwonisz. Jeśli monitoring nie istnieje, to nikt nie pilnuje Twojej infrastruktury, tylko czeka, aż coś wybuchnie.
Nie masz dokumentacji IT
Hasła, schemat sieci, lista licencji, daty wygaśnięcia, procedura backupu: jeśli tego nie ma na piśmie, to Twoja firma jest uzależniona od jednej osoby. I ta osoba może odejść.
SLA istnieje na papierze, ale nikt go nie mierzy
SLA (gwarancja czasu reakcji) to nie ozdobnik w umowie. Jeśli Twoja firma IT deklaruje reakcję w 2 godziny, ale nigdy tego nie raportuje, to znaczy, że nikt tego nie kontroluje.
Faktury rosną, a jakość nie
Co miesiąc płacisz więcej, ale nadal te same problemy. Drukarki nie działają, mail się zacina, aktualizacje odkładane. Jeśli nie widzisz poprawy, to nie jest rozwój, to jest przyzwyczajenie.
Czujesz się „zakładnikiem”: boisz się odejść
To najgorszy sygnał. Jeśli jedynym powodem, dla którego zostajesz, jest strach (bo tylko oni znają hasła, bo nie wiesz, co masz w serwerze, bo nie wiadomo, czy backup działa), to nie jest partnerstwo. To zależność.
Reguła kciuka
Jak wygląda przejście: harmonogram
Przejmowałem IT po firmach, które miały jednego informatyka na telefon, i po firmach, które obsługiwały duże korporacje. Niezależnie od skali proces wygląda podobnie. Kluczowe jest to, żeby stara i nowa firma IT działały równolegle przez 2-3 tygodnie. Od audytu do pełnej opieki mijają 3-4 tygodnie:
Tydzień 0
Audyt wstępny
Nowa firma sprawdza, co jest: sprzęt, sieć, backup, licencje, bezpieczeństwo. Powstaje raport z priorytetami.
Tydzień 1
Przejęcie dostępów
Hasła, panele administracyjne, licencje, hosting, domena, certyfikaty SSL. Zmiana haseł na nowe.
Tydzień 2
Stabilizacja
Weryfikacja backupu, wdrożenie monitoringu, aktualizacje krytyczne, dokumentacja techniczna.
Tydzień 3-4
Pełna opieka
Helpdesk działa, cel reakcji z umowy obowiązuje, monitoring 24/7, bieżąca obsługa pracowników.
W praktyce ten proces jest dużo mniej dramatyczny, niż się wydaje. 78% firm, które zmieniły dostawcę MSP (firma zarządzająca IT), nie odczuło żadnego przestoju w codziennej pracy[2]: działają normalnie już od tygodnia 1, bez przerw w pracy. Kluczem jest plan i nakładanie się umów. Jak taka opieka wygląda później na co dzień, opisałem w tekście jak wygląda outsourcing IT.
Co zabezpieczyć przed zmianą: checklista
To lista, którą daję każdemu klientowi, zanim podpiszemy umowę. Im więcej punktów odhaczysz jeszcze przed zmianą, tym płynniej pójdzie przejście. Jeśli nie masz połowy z tych rzeczy, to nie Twoja wina. To znaczy, że obecna firma IT nie zrobiła swojej roboty.
| Co zebrać | Szczegóły |
|---|---|
| Hasła do wszystkich systemów | Serwer, router, ERP, Microsoft 365, hosting, panel DNS (zarządzanie domeną), konta administracyjne. |
| Kopia dokumentacji IT | Jeśli istnieje, pobierz schemat sieci, listę urządzeń, procedury. Jeśli nie istnieje, to pierwszy sygnał, że zmiana jest potrzebna. |
| Lista licencji i dat wygaśnięcia | Windows Server, Microsoft 365, antywirus, ERP, VPN: co, kiedy wygasa i na kogo jest zarejestrowane. |
| Dane dostępowe do hostingu i domeny | Panel hostingu, panel rejestracji domeny, certyfikaty SSL (szyfrowanie strony). Upewnij się, że domena jest zarejestrowana na Twoją firmę, nie na informatyka. |
| Umowa z obecną firmą IT | Sprawdź okres wypowiedzenia, klauzule o przekazaniu dokumentacji i haseł, ewentualne kary umowne. Im wcześniej sprawdzisz, tym mniej niespodzianek. |
| Kopie zapasowe: gdzie są i kto ma dostęp | Gdzie leżą backupy (backup = kopia zapasowa danych)? Na serwerze w firmie, w chmurze, na dysku USB? Kiedy ostatnio ktoś sprawdził, czy da się je odtworzyć? |
Wskazówka
Historie z mojej praktyki
Każda zmiana firmy IT jest inna, ale pewne wzorce się powtarzają. Oto 4 realne sytuacje, które najlepiej pokazują, co może pójść nie tak i jak to naprawić.
Firma handlowa, 20 osób: dokumentacja skasowana po rozstaniu
Klient rozstał się z poprzednią firmą IT. Dzień po wypowiedzeniu hasła do serwera przestały działać. Poprzedni informatyk zmienił je i nie chciał oddać bez „opłaty za przekazanie”. Odzyskaliśmy dostęp przez reset lokalnego administratora, ale straciło to 2 dni pracy. Dokumentacja? Nigdy nie istniała. Lekcja: hasła do infrastruktury to własność Twojej firmy, nie informatyka. Zawsze miej kopię w bezpiecznym miejscu.
Biuro rachunkowe, 8 osób: kuzyn szefa jako „informatyk”
Opiekę IT prowadził kuzyn właścicielki. W praktyce oznaczało to: brak backupu (kopia danych = pendrive w szufladzie, ostatnia kopia sprzed 8 miesięcy), brak monitoringu, brak aktualizacji. Serwer z danymi 400 klientów biura rachunkowego bez żadnej ochrony. Dysk w serwerze miał 6 lat i pracował non-stop. Lekcja: „dobry kuzyn” to nie to samo co profesjonalna opieka IT. Przy danych klientów biura rachunkowego jeden dysk potrafi położyć całą firmę. Jak się na to przygotować, opisuję w tekście o awarii serwera.
Produkcja, 45 osób: 3 firmy IT w 2 lata
Klient miał 3 różne firmy IT w ciągu 2 lat. Żadna nie zrobiła porządnej dokumentacji. Efekt: nikt nie wiedział, jak jest skonfigurowana sieć, kto ma dostęp do czego, jakie licencje wygasają. Zaczynaliśmy od inwentaryzacji, jakby firma dopiero powstała. Ale sieć miała 10 lat historii i patchworków, których nikt nie opisał. Lekcja: dokumentacja IT to nie „miły dodatek”, to fundament. Bez niej każda kolejna firma IT zaczyna od zera, a Ty tracisz czas i pieniądze.
E-commerce, 15 osób: zmiana w 2 tygodnie, zero przestoju
To pozytywna historia. Klient miał porządną firmę IT, ale chciał zmienić na kogoś bliżej (on-site w 30 minut, nie w 3 godziny). Poprzednia firma zachowała się profesjonalnie: przekazała dokumentację, hasła, historię zgłoszeń. Przejęcie trwało 2 tygodnie, pracownicy nawet nie zauważyli zmiany. Tak powinno to wyglądać. Lekcja: jeśli obecna firma IT jest profesjonalna, przejście jest bezbolesne. To test jakości firmy: jak się zachowuje, kiedy odchodzisz.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze nowej firmy IT
Zmiana firmy IT to dobry moment, żeby podnieść poprzeczkę. 47% małych firm przyznaje, że wybrało pierwszego lepszego dostawcę IT, bez porównania ofert[6]. Nie powtarzaj tego błędu i policz też, ile kosztuje IT w modelu etat czy outsourcing. Oto, na co zwrócić uwagę:
| Pytanie | Dobry znak | Czerwona flaga |
|---|---|---|
| Czy oferują audyt wstępny? | Tak, za darmo lub w ramach wdrożenia | Nie, od razu umowa, bez sprawdzenia, co jest |
| Czy SLA jest konkretny? | Reakcja w 1h na krytyczne, 4h na normalne, na piśmie | „Reagujemy jak najszybciej”, bez konkretów |
| Czyja jest dokumentacja IT? | Klienta: w umowie zapisane, że dostaniesz ją po rozstaniu | Firmy IT: nie dostajesz nic, jak odejdziesz |
| Czy mają doświadczenie z Twoim ERP? | Tak, znają Twój system i mają referencje | „Ogarnij się, nauczymy się”, na Twój koszt |
| Czy odpowiadają po ludzku? | Tłumaczą prostym językiem, bez żargonu | „Proszę zrestartować DHCP lease”, jakbyś wiedział, co to znaczy |
| Jak rozliczają? | Stały abonament: wiesz, ile płacisz co miesiąc | Faktura godzinowa: im więcej awarii, tym drożej |
Zadzwoń do firmy IT z prostym pytaniem i zmierz czas odpowiedzi. Jeśli przed podpisaniem umowy odpowiadają dzień, to po podpisaniu będzie tydzień.
Outsourcing IT
Pełna obsługa od 1200 zł netto miesięcznie: zakres, cennik i szczegóły współpracy.
Zobacz zakres opieki ITNajczęstsze pytania
Ile trwa zmiana firmy IT?
Standardowe przejście trwa 3-4 tygodnie. Tydzień 0 to audyt wstępny, tydzień 1 to przejęcie dostępów i haseł, tydzień 2 to stabilizacja (backup, monitoring, dokumentacja), a od tygodnia 3-4 działa już pełna opieka z helpdeskiem i celem reakcji z umowy. Pracownicy zazwyczaj nie odczuwają żadnej przerwy w pracy.
Czy zmiana firmy IT oznacza przestój?
Nie. Profesjonalna zmiana firmy IT odbywa się bez przestoju. Nowa firma przejmuje dostępy stopniowo, stara nadal działa do momentu pełnego przekazania. Kluczowe jest zaplanowanie przejścia z odpowiednim wyprzedzeniem: najczęściej wystarczą 2-3 tygodnie nakładania się umów.
Co jeśli obecna firma IT nie chce oddać haseł?
Prawnie hasła do infrastruktury należą do właściciela firmy, nie do dostawcy IT. W praktyce: jeśli masz fizyczny dostęp do serwera, hasło administratora da się zresetować. Hosting i domenę odzyskasz przez procedurę u rejestratora. Microsoft 365 przez weryfikację właściciela domeny. To nieprzyjemne, ale wykonalne. Profesjonalna firma IT nigdy nie przetrzymuje haseł.
Jak zabezpieczyć się przed problemami przy zmianie IT?
Przed zmianą zbierz: hasła do wszystkich systemów, listę licencji z datami wygaśnięcia, kopię dokumentacji IT, dane dostępowe do hostingu i domeny, oraz sprawdź okres wypowiedzenia w umowie. Najlepiej zacząć zbierać te informacje jeszcze, zanim podejmiesz decyzję o zmianie: to da Ci pełny obraz sytuacji.
Źródła
- [1] Datto / Kaseya: Global State of the MSP Report 2024, why SMBs switch providers
- [2] CompTIA: IT Industry Outlook 2026, Managed Services trends
- [3] Channel Futures: Top Reasons Clients Leave MSPs (2024 survey)
- [4] Acronis: H2 2024 Cyberthreats Report
- [5] home.pl / YouGov: Digitalizacja sektora MŚP w Polsce, styczeń 2025
- [6] GTIA / CompTIA: SMB Technology and Buying Trends 2025
- [7] Netguru: SLA benchmarks for Managed Services Agreements 2025
- [8] UODO: Obowiązki administratora danych a outsourcing IT
- zmiana firmy IT
- outsourcing IT
- przejście IT
- dokumentacja IT
Autor
Michał Pietruczyk
Ponad 12 lat w IT, od banku, przez Kancelarię Prezydenta RP, do własnej firmy. Outsourcing IT dla firm, które nie mogą sobie pozwolić na przestoje. Na co dzień zajmuję się obsługą informatyczną firm w Warszawie i okolicach.
Poznaj mnie lepiej
