Jeśli masz już KSeF wdrożony i faktury wychodzą, to najważniejszą rzecz powiem od razu: rok 2026 jest okresem ochronnym, w którym błędy nie kończą się karą. Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 to się kończy: wchodzą kary finansowe, znika przejściowa furtka na faktury poza systemem, a numer KSeF staje się obowiązkowy przy przelewach między firmami. Jest jedno ważne „ale”: 20 października 2026 rząd skierował do Sejmu projekt ustawy (druk nr 3245), który przesuwa kary o rok, na 1 stycznia 2028.[5] To na razie projekt, nie uchwalone prawo, i dotyczy samych kar, nie furtki ani numeru KSeF w przelewach.
Nic nie wybuchnie 1 stycznia: komputery i program do faktur będą działać tak samo. Zmienia się cena błędu: ta sama pomyłka, która dziś kończy się poprawką, od 2027 może kończyć się karą. Poniżej po ludzku, co dokładnie się zmienia i co warto sprawdzić w tych kilku miesiącach, które jeszcze zostały.
W skrócie
Do 31 grudnia 2026 trwa okres ochronny: za błędy w KSeF nie ma kar finansowych.[1] Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 wchodzą kary: za fakturę wystawioną poza KSeF, gdy powinna tam trafić, grozi do 100% kwoty VAT z tej faktury (przy fakturach bez VAT do 18,7% wartości).[7] Rząd 20 października 2026 r. skierował jednak do Sejmu projekt (druk nr 3245), który przesuwa kary na 1 stycznia 2028 r. Dopóki ustawa nie zostanie uchwalona i ogłoszona, obowiązuje termin styczniowy.[5] Niezależnie od tego 1 stycznia 2027 znika przejściowy limit, który do końca 2026 pozwalał wystawiać faktury poza KSeF do 10 tys. zł miesięcznie,[1] a numer KSeF staje się obowiązkowy przy przelewach między firmami, w tym w mechanizmie podzielonej płatności.[2] Osobna sprawa to tokeny: miały wygasnąć 31 grudnia 2026, ale ministerstwo się z tego wycofało i w Podręczniku KSeF 2.0 z sierpnia 2026 zapisało, że token zostaje na czas nieokreślony. Samego rozporządzenia jeszcze nie zmieniono.[4][6] Certyfikat działa niezależnie od tego rozstrzygnięcia, więc na nim się oprzyj.[3] Nie panikuj, ale te kilka miesięcy to dobry moment, żeby sprawdzić, czy wszystko masz poukładane, a nie przekonać się o tym przy pierwszej karze.
Chcesz, żebym sprawdził to w Twojej firmie? Zadzwoń: +48 22 266 21 23 albo napisz. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.
Co się zmienia 1 stycznia 2027
Rok 2026 był okresem docierania: system ruszył obowiązkowo, ale ustawodawca dał czas na błędy bez konsekwencji. Ten bufor kończy się 31 grudnia 2026. Od nowego roku zmieniają się trzy rzeczy naraz, i wszystkie sprowadzają się do jednego: mniej miejsca na pomyłkę.
Kary wchodzą na serio
Do końca 2026 błędy w KSeF kończą się co najwyżej upomnieniem. Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 urząd może nałożyć karę: do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem, a przy fakturach bez VAT do 18,7% wartości.[7] To nie jest straszak: to zapisana w ustawie stawka. Rządowy projekt w Sejmie (druk nr 3245) przesuwa jej start na 1 stycznia 2028, ale nie jest jeszcze uchwalony.[5]
Znika furtka na 10 tys. zł
Przez cały 2026 można było wystawiać faktury poza KSeF, jeśli ich łączna wartość nie przekraczała 10 tys. zł brutto miesięcznie. Taki bufor na okres przejściowy.[1] Od 1 stycznia 2027 ten limit znika. Tego samego dnia kończy się wystawianie faktur z kasy fiskalnej poza KSeF i uznawanie paragonu z NIP za fakturę.[7] Każda faktura, która ma trafić do KSeF, musi tam trafić, bez wyjątków kwotowych.
Numer KSeF w przelewach
Od 1 stycznia 2027 numer KSeF staje się obowiązkowy przy płatnościach między podatnikami, w tym w mechanizmie podzielonej płatności (split payment).[2] W praktyce oznacza to, że numer faktury z systemu musi trafić do przelewu, i warto sprawdzić, czy Twój program księgowy i bank są na to gotowe.
Ile realnie może kosztować błąd
Stawki brzmią groźnie, więc rozłóżmy je na czynniki pierwsze. Kara sięga do 100% kwoty VAT z faktury, którą wystawiono poza KSeF, choć powinna tam trafić. Dla faktur bez VAT stawka to do 18,7% wartości. Kwoty minimalnej przepis nie podaje.[7]
| Sytuacja | Kara (górna granica) |
|---|---|
| Faktura z VAT wystawiona poza KSeF | Do 100% kwoty VAT z tej faktury |
| Przykład: faktura na 10 tys. zł netto, 23% VAT | Do 2300 zł |
| Faktura bez VAT | Do 18,7% wartości |
Ważne słowo to „do”: to górna granica, a nie automat od pierwszej pomyłki. Ale zasada się zmienia: w 2026 błąd jest darmowy, a potem ma cenę, od stycznia 2027 albo, jeśli projekt z druku nr 3245 zostanie uchwalony i ogłoszony, rok później. I właśnie dlatego lepiej te kilka miesięcy wykorzystać na sprawdzenie, niż liczyć, że akurat nas nie sprawdzą.[5][7]
Czego NIE robić
Zakładać, że w 2027 będzie jak w 2026
Skoro w 2026 działało bez problemów, to w 2027 też będzie? Zmienia się nie technologia, tylko konsekwencje. Ten sam błąd kosztuje inaczej.
Czekać, aż sprawa tokenów się wyklaruje
Miały wygasnąć 31 grudnia 2026, ale Ministerstwo Finansów wycofało się z tego i zapisało to w Podręczniku KSeF 2.0. Rozporządzenia jeszcze nie zmieniono.[4][6] Certyfikat działa niezależnie od rozstrzygnięcia, więc lepiej wygenerować go i przetestować wcześniej, nie w sylwestra o 23:00.[3]
Nie sprawdzić płatności
Czy program księgowy i bank ogarniają numer KSeF w płatnościach? To detal, który wychodzi dopiero przy pierwszym przelewie w styczniu. Lepiej wiedzieć wcześniej.
Co sprawdzić w tych kilku miesiącach
Lista jest krótka i nudna, i o to chodzi.
- 1
Certyfikat
Tokeny miały zniknąć z końcem 2026, ministerstwo się z tego wycofało (Podręcznik KSeF 2.0), ale rozporządzenia jeszcze nie zmieniono.[4][6] A certyfikat działa tak czy inaczej i jako jedyny obsługuje tryb awaryjny. Wygeneruj go i sprawdź, że logowanie oraz wysyłka działają na nim, a nie na samym tokenie.[3]
- 2
Płatności
Zapytaj księgową albo dostawcę programu, czy numer KSeF trafi do przelewów od stycznia, i sprawdź to samo po stronie banku.[2]
- 3
Faktury poza systemem
Przejrzyj, czy nie wystawiasz jeszcze czegoś poza systemem „na tych 10 tysiącach”, bo od 2027 ta furtka jest zamknięta.[1]
To wszystko da się ogarnąć spokojnie do końca roku, razem z upewnieniem się, że dane z programu do faktur mają kopię zapasową w zasadzie 3-2-1. Gorzej, jeśli zostawisz to na styczeń: wtedy furtka jest już zamknięta, a gdy projekt odroczenia kar nie przejdzie, każdy błąd ma już cenę.
Sprawdzimy, czy Twój KSeF jest gotowy na 2027
Przejdę przez Twoją konfigurację: certyfikat zamiast tokena, numer KSeF w płatnościach, koniec limitu 10 tys. zł. I powiem wprost, co wymaga poprawki, a co masz już dobrze. Bez straszenia karami i bez wciskania usług, których nie potrzebujesz. Pierwsza rozmowa bezpłatna.
Najczęstsze pytania
Od kiedy grożą kary za błędy w KSeF?
Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027. Do 31 grudnia 2026 trwa okres ochronny: za błędy techniczne w KSeF nie ma kar finansowych.[1] Od 2027 urząd może nałożyć karę do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza systemem, a przy fakturach bez VAT do 18,7% wartości.[7] Rząd 20 października 2026 r. skierował do Sejmu projekt (druk nr 3245), który przesuwa kary na 1 stycznia 2028 r. Dopóki ustawa nie zostanie uchwalona i ogłoszona, obowiązuje termin styczniowy. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF się nie zmienia.[5]
Mam KSeF wdrożony w 2026. Czy w 2027 muszę coś zmieniać?
Jeśli faktury wychodzą przez KSeF, to sam sposób pracy się nie zmienia. Sprawdź trzy rzeczy: czy masz certyfikat, a nie sam token,[3][4] czy Twój program księgowy i bank obsłużą numer KSeF w płatnościach od 2027[2] i czy nie korzystasz jeszcze z przejściowej furtki na faktury poza systemem do 10 tys. zł miesięcznie, bo ona znika z końcem 2026.[1]
Co to znaczy, że numer KSeF będzie obowiązkowy w przelewach?
Od 1 stycznia 2027 przy płatnościach między firmami, w tym w podzielonej płatności, w przelewie trzeba podać numer faktury nadany przez KSeF.[2] W praktyce to zadanie dla Twojego programu księgowego i banku. Warto sprawdzić wcześniej, czy jedno i drugie jest na to gotowe, żeby pierwszy przelew w styczniu nie był niespodzianką.
Co z tokenami autoryzacyjnymi po 2026 roku?
Pierwotnie tokeny miały wygasnąć 31 grudnia 2026 i od 1 stycznia 2027 zostawały tylko certyfikaty oraz podpisy i pieczęcie kwalifikowane.[3] Po czerwcowych konsultacjach Ministerstwo Finansów wycofało się z tego planu.[4] W Podręczniku KSeF 2.0 z 6 sierpnia 2026 zapisało, że token zostaje metodą uwierzytelnienia na czas nieokreślony i jest ważny do czasu unieważnienia.[6] Rozporządzenie wciąż mówi o 31 grudnia 2026 i nie zostało pod tym względem zmienione, więc nie traktuj tego jak pewnika. Certyfikat i tak jest bezpłatny, ważny do dwóch lat i jako jedyny obsługuje tryb awaryjny. Dlatego rekomenduję go niezależnie od tego, jak skończy się sprawa tokenów. Więcej opisałem w osobnym wpisie o KSeF 2026.
Nie chcę tego pilnować sam. Co mogę zrobić?
Mogę przejść przez to z Tobą: sprawdzić, czy masz certyfikat zamiast tokena, czy program i bank ogarniają numer KSeF w płatnościach i czy nic Cię nie zaskoczy 1 stycznia. Jak coś wymaga poprawki, umawiamy się na konkret, bez straszenia karami, których i tak nikt nie chce płacić.
Źródła
- [1] amavat: Terminy i obowiązki KSeF 2026-2027 (harmonogram)
- [2] 360 Księgowość: Sankcje KSeF od 2027 roku
- [3] Ministerstwo Finansów: Drugi etap wdrożenia KSeF
- [4] CRIDO, KSeF 2.0: pierwsze konsultacje po wdrożeniu systemu (czerwiec 2026)
- [5] Sejm RP: druk nr 3245, rządowy projekt przesuwający kary z art. 106ni na 1 stycznia 2028 (przebieg procesu legislacyjnego)
- [6] Ministerstwo Finansów: Podręcznik KSeF 2.0, cz. I (wersja z 06.08.2026), pkt 2 i 2.4.2 o tokenach
- [7] Ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106ni (kary), art. 145m i 145n (okres przejściowy)
- KSeF
- e-Faktury
- Prawo
Autor
Michał Pietruczyk
Ponad 12 lat w IT, od banku, przez Kancelarię Prezydenta RP, do własnej firmy. Outsourcing IT dla firm, które nie mogą sobie pozwolić na przestoje. Na co dzień obsługuję informatycznie firmy w Warszawie i okolicach. Zanim zadzwonisz, sprawdź cennik stałej opieki IT.
Poznaj mnie lepiej
