Tokeny KSeF - do kiedy działają i co je zastępuje

Co mówi obowiązujący przepis

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur weszło w życie 1 lutego 2026 i to ono reguluje sposoby uwierzytelniania.^[1] Wynika z niego, że uwierzytelnianie ciągiem znaków, czyli tokenem, jest dopuszczalne do 31 grudnia 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 przewidziane są certyfikaty KSeF oraz kwalifikowane podpisy i pieczęcie elektroniczne.

To jest stan prawny, do którego odwołuje się większość artykułów w sieci - i na dziś jest on nadal aktualny.

Co zmieniło się w czerwcu 2026

Po pierwszych konsultacjach przeprowadzonych już po uruchomieniu systemu Ministerstwo Finansów miało wycofać się z likwidacji tokenów. Według relacji z tych konsultacji - bo komunikatu Ministerstwa na ten temat nie znalazłem - tokeny mają zostać jedną z metod uwierzytelniania także po 1 stycznia 2027, w zmienionej formie: z ważnością ustawianą od 1 do 365 dni i możliwością automatycznego odnowienia.^[2]

Token a certyfikat - realna różnica

Niezależnie od tego, jak skończy się sprawa terminu, te dwie metody nie są równoważne. Token to ciąg znaków z zaszytymi uprawnieniami: działa wyłącznie online i po każdej zmianie uprawnień trzeba wygenerować nowy. Certyfikat KSeF jest bezpłatny, ważny do dwóch lat, nie zawiera uprawnień - więc ich zmiana go nie unieważnia - i jako jedyny obok podpisu kwalifikowanego pozwala wystawić fakturę w trybie offline, gdy bramka Ministerstwa nie odpowiada. Ta ostatnia różnica jest praktyczna, a nie formalna: awaria po stronie systemu zdarza się niezależnie od przepisów.

Co zrobić, żeby mieć spokój

1. 1Sprawdź, czym dziś loguje się Twój program do KSeF. Jeśli w konfiguracji jest wklejony 40-znakowy ciąg, to jest token.
2. 2Wygeneruj certyfikat KSeF w Module Certyfikatów i Uprawnień. Jest bezpłatny i ważny do dwóch lat.
3. 3Wgraj certyfikat do programu i przetestuj wysyłkę na środowisku próbnym, zanim przełączysz produkcję.
4. 4Zostaw token jako metodę zapasową, dopóki przepisy się nie wyklarują. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby mieć oba.

Jak to wygląda w konkretnych programach

Każdy z tych systemów obsługuje certyfikaty KSeF, ale od różnych wersji i różnymi ścieżkami. Rozpisałem konfigurację osobno dla każdego.

Co jeśli nic nie zrobisz

Jeśli przepis zostanie w obecnym kształcie, a Ty zostaniesz na samym tokenie, to 1 stycznia 2027 Twój program przestanie się uwierzytelniać w KSeF. Praktycznie oznacza to, że nie wystawisz faktury - a od tego samego dnia obowiązują już kary za wystawianie faktur poza systemem. Jeśli natomiast ministerstwo dowiezie zapowiedzianą zmianę, nie stanie się nic. Problem w tym, że dowiesz się o tym najpóźniej w grudniu, a certyfikat i tak jest darmowy i potrzebny do trybu offline.^[3]