Jeśli KSeF nie działa albo w firmie padł internet, faktury dalej wystawiasz: w swoim programie, w tej samej strukturze FA(3), tylko wysyłasz je do KSeF później.[2] Ile masz na to czasu, zależy od tego, czyja to awaria. Problem po Twojej stronie, czyli internet, prąd, serwer albo program, to tryb offline24 i termin do następnego dnia roboczego. Prace serwisowe ministerstwa też dają jeden dzień roboczy, liczony od ich końca. Dopiero ogłoszona awaria KSeF daje 7 dni roboczych, a przy awarii całkowitej, ogłoszonej w mediach, faktur w ogóle się do KSeF nie wysyła.[1]
Piszę to jako informatyk, bo przepisy to połowa sprawy. Druga połowa to rzeczy, które trzeba mieć gotowe, zanim cokolwiek padnie: certyfikat KSeF do trybu offline, zapasowe łącze i osoba, która następnego dnia sprawdzi, czy każda faktura dostała numer KSeF. Tego nie da się załatwić w dniu awarii.
W skrócie
Są cztery sytuacje. Gdy problem jest po Twojej stronie (internet, prąd, serwer, program) albo po prostu wybierasz wysyłkę później, to tryb offline24: fakturę wysyłasz do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.[1][3] Gdy ministerstwo ogłosi w BIP niedostępność KSeF, na przykład na czas prac serwisowych, masz czas do następnego dnia roboczego po jej zakończeniu.[1][5] Gdy ogłosi awarię KSeF, w BIP i w programach przez interfejs KSeF, masz 7 dni roboczych od jej zakończenia.[1][4] Przy awarii całkowitej, ogłoszonej w mediach, wystawiasz faktury papierowe albo elektroniczne poza systemem i nie wysyłasz ich do KSeF.[1][6] Jeśli fakturę offline przekazujesz nabywcy poza KSeF, na przykład konsumentowi albo firmie z zagranicy, musi mieć dwa kody QR, a drugi wymaga certyfikatu KSeF typu 2, który trzeba pobrać wcześniej.[3]
Chcesz, żebym sprawdził to w Twojej firmie? Zadzwoń: +48 22 266 21 23 albo napisz. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna.
Cztery sytuacje i cztery terminy
W programie technicznie to jedna i ta sama wysyłka offline. Różnią się terminy, sposób przekazania faktury nabywcy i kody QR.[2] Najprościej ułożyć to według tego, gdzie jest problem i kto go ogłasza.
| Sytuacja | Kto ogłasza | Do kiedy wysłać fakturę do KSeF |
|---|---|---|
| Problem po Twojej stronie: internet, prąd, serwer, program. Albo Twój wybór (tryb offline24) | Nikt, decydujesz Ty | Najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu faktury |
| Niedostępność KSeF, na przykład prace serwisowe | Ministerstwo w BIP | Najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności |
| Awaria KSeF (tryb awaryjny) | Ministerstwo w BIP i w programach przez interfejs KSeF | W ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
| Awaria całkowita | Ministerstwo w mediach: telewizja, radio, prasa, internet | Nie wysyłasz, faktury zostają poza KSeF |
Podstawa: art. 106nda, 106nf, 106ng i 106nh ustawy o VAT. Jeśli w trakcie 7 dni ministerstwo ogłosi kolejną awarię, termin liczy się od końca tej kolejnej.
Awaria u Ciebie to nie awaria KSeF
To najważniejsza rzecz w tym wpisie. 7 dni roboczych dotyczy tylko awarii KSeF ogłoszonej przez ministerstwo.[1] Jeśli KSeF działa, a u Ciebie nie ma internetu, padł serwer z programem albo zabrakło prądu, korzystasz z trybu offline24 i masz czas do następnego dnia roboczego po wystawieniu faktury.[3] Ustawa nie wydłuża tego terminu z powodu awarii po Twojej stronie. Wydłuża go tylko wtedy, gdy w międzyczasie ministerstwo ogłosi awarię KSeF.[1]
Co z tego wynika w praktyce
Skąd wiesz, że to awaria KSeF? Ministerstwo ogłasza awarię i niedostępność w BIP, a awarię także w programach przez interfejs KSeF. Gdy BIP i interfejs nie działają, ogłasza awarię w środkach społecznego przekazu i wtedy jest to awaria całkowita.[1] Jeśli żadnego komunikatu nie ma, przyjmij, że obowiązuje Cię termin trybu offline24.
Co przygotować, zanim cokolwiek padnie
Lista jest krótka. Każdy punkt to rzecz, której nie zrobisz w dniu awarii.
- 1
Certyfikat KSeF typu 2
Faktura offline przekazana nabywcy poza KSeF, zanim trafi do systemu, musi mieć dwa kody QR: pierwszy z dopiskiem OFFLINE i drugi z dopiskiem CERTYFIKAT. Drugi wygenerujesz tylko z certyfikatem KSeF typu 2.[3] Pobiera się go z KSeF, więc gdy system nie działa, jest już za późno. Jak go wygenerować, opisałem we wpisie o tokenach i certyfikacie KSeF.
- 2
Zapasowe łącze
Router LTE albo choćby udostępnianie internetu z telefonu. Sprawdź raz, w spokojny dzień, że Twój program do faktur łączy się przez nie z KSeF, a nie dopiero w dniu awarii.
- 3
Program, który umie wysłać później
Zobacz w swoim programie, jak wystawia się fakturę w trybie offline, gdzie widać faktury czekające na wysyłkę i czy program sam przypomina o terminie. W każdym systemie wygląda to trochę inaczej: Comarch Optima, Subiekt nexo, WAPRO.
- 4
Prąd dla routera i serwera
Zasilacz awaryjny (UPS) pod routerem i serwerem z programem daje czas, żeby dokończyć wysyłkę i spokojnie zamknąć system. Jak przygotować firmę na awarię sprzętu, opisuję w poradniku o awarii serwera.
- 5
Jedna osoba odpowiedzialna
Ktoś musi następnego dnia roboczego sprawdzić, czy każda faktura wystawiona offline dostała numer KSeF. Najlepiej ta sama osoba, która wie, gdzie szukać komunikatów ministerstwa.
Faktura offline krok po kroku
- 1Wystawiasz fakturę w programie jak zwykle, w strukturze FA(3). Datą wystawienia jest data, którą wpisujesz na fakturze.[3]
- 2Kupujący to firma z Polski z NIP? Dostanie fakturę przez KSeF, gdy ją wyślesz. Do tego czasu możesz mu wydać potwierdzenie transakcji.[3]
- 3Wystawiasz w KSeF fakturę konsumentowi albo firmie z zagranicy? Przekazujesz ją w uzgodniony sposób, na przykład mailem, z dwoma kodami QR: OFFLINE i CERTYFIKAT.[3]
- 4Wysyłasz fakturę do KSeF w terminie z tabeli wyżej i sprawdzasz, czy dostała numer KSeF.
- 5Korektę faktury offline wystawiasz dopiero wtedy, gdy faktura pierwotna ma już numer KSeF.[1]
Czego NIE robić
Liczyć na 7 dni przy własnej awarii
7 dni roboczych daje tylko awaria KSeF ogłoszona przez ministerstwo. Przy problemie po Twojej stronie termin to następny dzień roboczy.[1]
Wystawiać papier, bo „KSeF nie działa”
Sama awaria to nie powód, żeby przejść na papier. W trybach offline24, niedostępności i awaryjnym faktura dla firmy jest elektroniczna, w strukturze FA(3). Papier dopuszcza dopiero awaria całkowita ogłoszona w mediach.[1][6]
Generować certyfikat w dniu awarii
Certyfikat pobiera się z KSeF. Gdy KSeF nie działa, nie pobierzesz go, a bez niego faktura offline dla konsumenta nie dostanie drugiego kodu QR.[3]
Wstrzymywać sprzedaż
Tryby offline są po to, żeby faktury wychodziły dalej. Awaria systemu nie jest powodem, żeby nie wydać towaru ani nie wystawić faktury.[2]
Sprawdzę, czy Twoja firma jest gotowa na awarię
Przejdę z Tobą przez trzy rzeczy: certyfikat typu 2, tryb offline w Twoim programie i zapasowe łącze. Powiem wprost, co działa, a co trzeba poprawić. Bez straszenia i bez wciskania usług, których nie potrzebujesz. Pierwsza rozmowa bezpłatna.
Najczęstsze pytania
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Najpierw sprawdź, czy ministerstwo coś ogłosiło. Ogłoszona awaria KSeF: wystawiasz faktury w trybie awaryjnym i wysyłasz je w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. Ogłoszona niedostępność, na przykład prace serwisowe: termin to następny dzień roboczy po jej zakończeniu. Brak komunikatu: to tryb offline24 i termin do następnego dnia roboczego po wystawieniu faktury. Awaria całkowita ogłoszona w mediach: faktury poza systemem, bez wysyłania do KSeF.[1][2]
Ile mam czasu na wysłanie faktury offline do KSeF?
Zależy od trybu. Offline24: najpóźniej następny dzień roboczy po wystawieniu faktury. Niedostępność KSeF: następny dzień roboczy po jej zakończeniu. Awaria KSeF: 7 dni roboczych od jej zakończenia. Awaria całkowita: nie wysyłasz.[1]
Padł internet w firmie. Czy to awaria KSeF?
Nie. Awarię KSeF ogłasza ministerstwo. Brak internetu u Ciebie to tryb offline24: fakturę wystawiasz normalnie i wysyłasz najpóźniej w następnym dniu roboczym.[3] Dlatego warto mieć zapasowe łącze, na przykład router LTE.
Czy w razie awarii KSeF mogę wystawić fakturę papierową?
Fakturę dla firmy, którą normalnie wysyłasz do KSeF, na papierze wystawisz tylko przy awarii całkowitej, ogłoszonej w telewizji, radiu, prasie albo internecie. W trybach offline24, niedostępności i awaryjnym taka faktura jest elektroniczna, w strukturze FA(3).[1][6] Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF, więc ta zasada ich nie dotyczy.[1]
Czy do trybu offline potrzebuję certyfikatu KSeF?
Tak, jeśli fakturę offline przekazujesz nabywcy poza KSeF, zanim trafi do systemu, na przykład konsumentowi albo firmie z zagranicy. Taka faktura ma dwa kody QR, a drugi, z dopiskiem CERTYFIKAT, generuje się z certyfikatu KSeF typu 2.[3] Pobierz go zawczasu, bo w czasie awarii KSeF tego nie zrobisz.
Skąd wiem, że ministerstwo ogłosiło awarię KSeF?
Komunikaty o awarii i niedostępności ministerstwo publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej, a o awarii także w programach przez interfejs KSeF. Gdy to niemożliwe, ogłasza awarię w środkach społecznego przekazu i wtedy jest to awaria całkowita.[1]
Nie chcę tego pilnować sam. Co mogę zrobić?
Mogę przejść przez to z Tobą: sprawdzić certyfikat typu 2, tryb offline w Twoim programie i zapasowe łącze. Jak coś wymaga poprawki, umawiamy się na konkret, bez straszenia awariami.
Źródła
- [1] Ustawa o VAT, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263: art. 106ga ust. 2 (faktury dla konsumentów), 106nda (offline24), 106ne (komunikaty), 106nf (tryb awaryjny), 106ng (awaria całkowita), 106nh (niedostępność), 106nha
- [2] Ministerstwo Finansów: Tryby szczególne wystawiania faktur
- [3] Ministerstwo Finansów: Tryb offline24 (kody QR, certyfikat typu 2, potwierdzenie transakcji)
- [4] Ministerstwo Finansów: Tryb awaryjny
- [5] Ministerstwo Finansów: Tryb offline - niedostępność KSeF
- [6] Ministerstwo Finansów: Awaria całkowita
- KSeF
- e-Faktury
- Awarie
Autor
Michał Pietruczyk
Ponad 12 lat w IT, od banku, przez Kancelarię Prezydenta RP, do własnej firmy. Outsourcing IT dla firm, które nie mogą sobie pozwolić na przestoje. Na co dzień prowadzę opiekę IT dla firm z Warszawy i okolic. Ceny nie są tajemnicą: pakiety i stawki masz tutaj.
Poznaj mnie lepiej
